ProjectWizards Merlin 2 Test

Wir sind ein kleines Designbüro und waren auf der Suche nach einer geeigneten Agentursoftware die uns vor allem ein bessere Planungssicherheit bezüglich der Auslastung gibt. Wir haben verschiedene Produkte verglichen und uns am Ende für Merlin entschieden.

# Vorbedingung
- Designbüro mit 3–10 Angestellten
- zusätzlich freiberufliche Mitarbeiter
- flexible Arbeitszeiten (40–60 Stunden Wochen mit Wochenende)
- Wir haben einen Mac Server und benutzen darüber bereits Adressbuch, Kalender und E-Mail

# Anforderungen
- Übersicht der Auslastung aller Mitarbeiter (Lücken/Engpässe)
- Projekt-Zeitansicht (Gantt-Chart), die man leicht bearbeiten und verschachteln kann
- Übersicht der Projektkosten
- Detailierte Zeitplanung (Urlaub, Krankheit, interne Aufwände, Arbeit am Wochenende)
- iCal Integration

# Empfehlungen von befreundeten Projektmanagern
- Excel Tabellen
- Open Project
- troi
- Basecamp
- Revolver

# Der Vergleich
Die einzelnen Empfehlungen habe ich nur teilweise getestet. Viele Details habe ich mir nur an Hand von Video-Einführungen und Screenshots angesehen, um mir ein Bild vom Funktionsumfang und der Bedienbarkeit zu machen.

# Excel Tabellen
Excel kann sehr viel, aber Excel ist ein Programm für Tabellenkalkulationen und müsste aufwändig umgebaut werden, um eine Projektmanagementsoftware zu werden, die übersichtlich aussehen soll.
*** Preis-/Leistungsverhältnis
** Design (Lesbarkeit und Übersichtlichkeit)
** Interaktion (leicht und schnell zu bedienen)

# Open Project
Open Project scheint sehr umfangreich zu sein, aber diesen Umfang brauchen wir nicht. Das Design ist schlecht und schon die Screenshots machen keine Lust darauf es zu benutzen.
***** Preis-/Leistungsverhältnis
* Design (Lesbarkeit und Übersichtlichkeit)
** Interaktion (leicht und schnell zu bedienen)

# troi
Troi hat tolle Features für Agenturen, aber es fehlen wichtige Elemente für die Planung von Projekten, wie das Gantt-Chart und eine Übersicht der zukünftigen Auslastung der Mitarbeiter. Zudem scheint es recht teuer zu sein (mehrere Tausend Euro?).
* Preis-/Leistungsverhältnis
*** Design (Lesbarkeit und Übersichtlichkeit)
** Interaktion (leicht und schnell zu bedienen)

# Basecamp
Basecamp bietet auch nicht alle Funktionen an, die wir gerne hätten, aber es gibt zahlreiche gute Plugins, wie Roadmap oder Projectite für die Zeitplanung. Hier stellt sich mir nur die Frage, ob es umständlich ist, die Daten über die Plugins zu teilen und bearbeiten.
240 € pro Jahr (15 Projekte, 5 GB Speicher, unbegrenzt viele Benutzer) + 150 € pro Jahr für die Zeitplanung
= 390 € pro Jahr
*** Preis-/Leistungsverhältnis
**** Design (Lesbarkeit und Übersichtlichkeit)
*** Interaktion (leicht und schnell zu bedienen)

# Revolver
Revolver ist die beste Online Software für das Projektmanagement von Agenturen. Es beinhaltet alles was man benötigt und unterstützt auch noch folgende Buchhaltungsprogramme: Datev, Lexware Buchhalter, MonkeyBilanz.
Ich habe die Testversion als Mac OS Software ausprobiert und dort festgestellt, dass mache Eingaben, z.B. bei der Zeitplanung und der Gantt-Chart, umständlich sind und mir auf lange Sicht keine Freude bereiten würden.
Das Design ist zwar sehr aufgeräumt, aber die Schrift und die Icons sind viel zu klein.
588 € pro Jahr (unbegrenzt viele Projekte, 2 parallele Benutzer)
*** Preis-/Leistungsverhältnis
** Design (Lesbarkeit und Übersichtlichkeit)
** Interaktion (leicht und schnell zu bedienen)

# Merlin
Merlin hat mir seltsamer Weise niemand empfohlen, obwohl es diese Software seit 2004 gibt. Ich bin zwar ein Fan von Cloud Software, aber es gibt dort noch keine Software, mit der man die Zeitplanung so komfortabel mit Drag und Drop und Zusatz-Einstellungen erstellen kann, wie mit Merlin.
Anfangs dachte ich, das Merlin nicht so gut sein kann, wie eine reine Agentursoftware, aber es zeigt sich, dass Merlin durch die Spezialisierung auf die Zeitplanung, damit dort auch die beste Software ist – zumindest für uns.

Für den Einstieg gibt es ein Handbuch und Videos. Herausragend ist aber das deutsch/englische Anwenderforum, in dem ich bisher zu jeder Frage eine Antwort gefunden habe – sei es zu einer Master-Datei für alle Projekt, bezüglich Feiertage oder was man einstellt, wenn an einem Wochenende gearbeitet werden muss.

Man kann mit Merlin keine Rechnungen oder Angebote stellen und auch keine Stundenzettel der Mitarbeiter eintragen, aber das brauchen und wollen wir auch nicht.
Unsere Buchhaltung machen wir mit unserem Steuerberater und werden dort vorerst keine Software verwenden. Für die Zeiterfassung benutzen wir ganz einfach iCal und Cal-Culator und unsere Rechnungen und Angebote erstellen wir mit InDesign- und PDF-Vorlagen.

ca. 145 € einmalig (unbegrenzt viele Projekte, 1 Benutzer)

***** Preis-/Leistungsverhältnis
**** Design (Lesbarkeit und Übersichtlichkeit)
***** Interaktion (leicht und schnell zu bedienen)


# Fazit
Wir haben uns entschieden Merlin zu kaufen. Der Preis ist niedrig, die Bedienung intuitiv und der Support umfangreich.